Betriebliche Rechtssicherheit durch das Rechtskataster? − Einblicke in eine praxisnahe Betreiberpflichtenorganisation

Fenneke Splete, SHE-Management, UMCO-Hamburg – veröffentlicht am 9. Juli 2020

Ein Unternehmen, welches beispielsweise in der chemischen Industrie agiert, muss eine Vielzahl rechtlicher Anforderungen befolgen. Diese ergeben sich nicht nur aus diversen Spezialgesetzen, sondern auch aus untergesetzlichen Vorschriften (Rechtsverordnungen, Technische Regeln, Verwaltungsvorschriften etc.). Daneben finden sich zusätzlich Auflagen aus behördlichen Bescheiden, welche die rechtlichen Pflichten konkretisieren und nicht selten einen regelmäßigen Prüfcharakter besitzen, sowie weitere unternehmensinterne Regularien. Auch Versicherungen können sich mit ihren Vorgaben, beispielsweise an die sicherheitstechnische Ausstattung eines Gefahrstofflagers zur Gewährleistung des Versicherungsschutzes, in diese Aufzählung einreihen.

Betrachtet man das Umweltrecht, so werden die von ihm gestellten Anforderungen aufgrund seiner starken europäischen Prägung beinahe unüberschaubar. Ähnliches gilt für die rechtliche Seite des Arbeitsschutzes. Doch bei der Organisation im Sinne der ordnungsgemäßen Erfüllung der Betreiberpflichten geht es um nicht weniger, als die Aufrechterhaltung der betrieblichen Rechtssicherheit und damit der Existenz des Unternehmens. Erstere sinnvoll zu strukturieren muss also ein unbedingtes unternehmerisches Ziel darstellen.

Bezogen auf die vorab genannten Anforderungsebenen, zeichnet sich ein Kernkonflikt deutlich ab:

Wie komme ich als Betreiber meiner vom Gesetzgeber geforderten Pflicht zur Umsetzung der zahlreichen rechtlichen Anforderungen nach ohne dabei den Blick für meine wesentlichen unternehmerischen Aktivitäten zu verlieren? Andersherum gedacht gilt dies natürlich auch. Und wie leite ich ab, was für meinen konkreten Bereich von Bedeutung ist?

Die Relevanz der einzelnen Gesetze für das unternehmerische Handeln zu bestimmen, hängt von unterschiedlichen Rahmenbedingungen ab, beispielsweise:

• Wird im Betrieb mit Gefahrstoffen umgegangen – Lagerung, Umschlag und / oder Herstellung etc.?
• Welche Wassergefährdungsklassen weisen die Stoffe ggf. auf?
• Werden diese als Gefahrgut transportiert?
• Findet eine Gewässerbenutzung statt?
• Wird Abluft aus Betriebsprozessen in die Umgebung abgegeben?
• Wo befindet sich der Betrieb (Gewässerschutzgebiet, Naturschutzgebiet)?
• Welche und wie viele Energien werden verwendet?
• Fallen (gefährliche) Abfälle an?
• …

Die Liste ließe sich an dieser Stelle beliebig fortführen.

Um sich nun einen aussagekräftigen Überblick über den geltenden Rechtsrahmen zu verschaffen, lohnt das Hinzuziehen eines externen Experten (-teams), welcher/s eine Bestandsanalyse durchführt. Dieser Prozessschritt kann auch innerhalb eines umfassenderen Compliance Checks eingebettet sein.

In diesem Rahmen werden die unternehmerischen Tätigkeiten genauer beleuchtet und geprüft, sodass Rückschlüsse auf die berührten Rechtsbereiche gezogen werden können. Im zweiten Schritt findet ein Dokumentenabgleich statt. Was müsste nach Sichtung der vorhandenen Strukturen vorliegen und was ist tatsächlich gegeben?

Wurde der Ist-Zustand erfasst, kann mit dem Aufsetzen oder der Anpassung des Pflichtenmanagements begonnen werden.

Der Kern einer gelungenen Betreiberpflichtenorganisation setzt sich zusammen aus einem hohen Maße an betriebsinterner Akzeptanz und fachlicher Vollständigkeit. Der erste Punkt ist deshalb so wichtig, da erfahrungsgemäß nur dann vernünftig mit einem System gearbeitet wird, wenn es von den Mitarbeitern und der Geschäftsführung gleichermaßen gelebt wird. Daher ist zu empfehlen, die Beteiligten in den Etablierungsprozess mit einzubeziehen.

Der zweite Punkt, die fachliche Vollständigkeit, ist die Basis mit welcher gearbeitet wird. Hier ist durch adäquate Priorisierung der Rechtsvorschriften ein Überladen (überfordernd!) genauso wie eine zu schmale Ausgestaltung (Übersehen wichtiger Pflichten) zu vermeiden.

Die Organisation der ermittelten Rechtsnormen wird in Form eines Rechtskatasters konkretisiert. Die Plattform hierfür kann eine ausgereifte, webbasierte Lösung mit integriertem Delegationstool sein oder eine vernünftig aufgesetzte Excel-Tabelle. Die Art des Formates hängt hierbei von den betrieblichen Anforderungen (Art der Tätigkeit, Größe des Betriebes, Anzahl der Mitarbeiter etc.) ab.

Das individualisierte Rechtskataster beinhaltet die zu beachtende rechtliche Grundstruktur, an der sich das Unternehmen orientiert. Von dieser ausgehend werden dann die einzelnen umzusetzenden Pflichten abgeleitet und im Idealfall einem oder mehreren Verantwortlichen im Unternehmen zugeordnet. Durch ein „Erinnerungs- und Rückmeldesystem“ kann die Umsetzung der Pflichten kontrolliert werden.

Es wird empfohlen, das Kataster mindestens einmal jährlich zu aktualisieren und zusätzlich mit betriebsinternen Änderungen abzugleichen. Im gleichen Zuge ist auch eine Führungskräfteschulung eine sinnvolle Möglichkeit, relevante Änderungen praxisnah zu vermitteln.

Wird das Kataster gut gepflegt, entsteht so im Laufe der Zeit ein wertvolles Werkzeug, was das Erreichen unternehmerischer Ziele nicht erschwert, sondern dieses sogar stützen kann.

Der Umgang mit den einschlägigen rechtlichen Anforderungen stellt für jedes Unternehmen eine nicht zu unterschätzende Herausforderung dar, ist aber gleichzeitig zwingender Bestandteil eines rechtssicher geführten Betriebes. Durch die optimierte Betreiberpflichtenorganisation auf Basis eines fest etablierten Rechtskatasters, können klare Strukturen geschaffen werden, die sich gut in den betrieblichen Alltag integrieren lassen und sich beispielsweise im Rahmen einer Zertifizierung (z.B. DIN EN ISO 14001, 9001 usw.) als elementarer Baustein erweisen.

Die Erfahrung aus der Praxis hat wiederholt gezeigt, dass es sinnvoll sein kann, unterschiedliche Quellen hinsichtlich des Bezuges von geltenden rechtlichen Anforderungen zu verwenden. Konkret kann dies bedeuten, ein branchenspezifisches Angebot zu nutzen, welches um die Besonderheiten des eigenen Tätigkeitsfeldes weiß und die aktuellen Änderungen des Bereiches in verständlicherweise aufgreift und z.B. in Form eines Newsletters kommuniziert. Darüber hinaus ist der Zugriff auf eine bewährte verifizierte Rechtsdatenbank sicherzustellen. So können proaktiv Rechtstexte gesucht und eingesehen werden. Die genannten Empfehlungen sollten zusätzlich zum Rechtskataster angewendet werden.

Wir unterstützen Sie beim Aufbau eines nachhaltigen Rechtskatasters und beraten Sie umfassend über mögliche Auswirkungen auf Ihren Betrieb. Im Vorfeld zur Erstellung eines Rechtskatasters oder auch als Überprüfung eines bestehenden Systems, bieten wir ebenfalls Compliance Audits und Systemchecks an. Mit unserem interdisziplinären Team aus Arbeitsschützern, Umweltexperten, Chemikern und Gefahrgutprofis decken wir ein breites Spektrum der Rechtsgebiete ab. Den genauen Rahmen klären wir selbstverständlich mit Ihnen im Vorfeld. Auf Wunsch überprüfen wir bestimmte Betriebsbereiche oder auch den gesamten Betrieb hinsichtlich der Einhaltung von umwelt- und arbeitsschutzrechtlichen Anforderungen. Gemeinsam erarbeiten wir dann einen Maßnahmenkatalog mit Pflichtenpriorisierung. Sprechen Sie uns einfach an.

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07/20: Unternehmen müssen neben der Verfolgung ihres Kerngeschäftes und dem Bestehen im Wettbewerbskontext eine Vielzahl weiterer Regularien beachten, welche vorrangig aus dem Anforderungsportfolio des Gesetzgebers resultieren. Um hierbei nicht den Überblick zu verlieren und gleichzeitig zu entscheiden, welche Rechtsnorm für meinen Betrieb Relevanz besitzt, bedarf es einer funktionierenden Betreiberpflichtenorganisation.

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