Datenmanagement: Herausforderungen für KMU

Unternehmen müssen zunehmend umfangreiche Daten über die in ihren Produkten enthaltenen Chemikalien sowie deren Eigenschaften im Rahmen der Nachhaltigkeit erfassen sowie den Nachweis über die Lieferkette speichern und verwalten.

Für KMU ist dies eine anspruchsvolle Aufgabe, da sie oft über begrenzte Ressourcen und IT-Infrastrukturen verfügen. Die derzeitigen Herausforderungen, wie hohe Energiekosten, Fachkräftemangel, Verschiebung von Lieferketten und die negative wirtschaftliche Entwicklung, bilden ein zusätzliches Spannungsfeld.

Wo man vor Jahren mit wenigen Daten zum Chemikalienrecht, zur Produktcompliance oder für den Warenverkehr zufrieden war, werden heute unzählige Daten erhoben. Aber wofür benötigen wir diese? Zuerst sei hier das Sicherstellen der Compliance zu nennen. Die Einhaltung der komplexen europäischen Chemikaliengesetzgebung erfordert eine lückenlose Dokumentation aller relevanten Daten. Das Netz an Regularien, Verordnungen und Prüfsiegeln wird immer dichter und Zusammenhänge zu erkennen schwieriger. Zu den Daten für den Transport und den Umgang mit chemischen Stoffen gesellen sich Prüfsiegel und Nachhaltigkeitsinformationen. Risikominimierung, Förderung von Produktinnovationen oder der Beitrag zur Kreislaufwirtschaft erfordern ebenso Daten über Produkte und ihre Inhaltsstoffe. Sie sind essenziell für den Einsatz von Stoffen oder die Rückverfolgbarkeit beim Recycling.

Und jetzt kommt noch der Green Deal. Um die Ziele einer nachhaltigen und kreislaufwirtschaftlicheren Produktion zu erreichen, müssen Unternehmen in der Lage sein, umfassende Informationen über ihre Produkte, deren Zusammensetzung und Lebenszyklus bereitzustellen. Wenn ein Stoff in einem Produkt eingesetzt wird, muss ein Vorhandensein nach Ablauf des Produktlebenszyklus ermittelbar sein, um sicherzustellen, dass dieser nicht ggfs. zum SVHC-Stoff o.ä. erklärt wurde.

Die Rezeptur einer Farbe ist nicht nur reinstoffbasiert, sondern stellt eine Mischung aus komplexen Gemischen dar. Ein Blick auf die Lieferkette zeigt, dass Rohstoffe global hergestellt und geliefert werden. Zudem sind Mehrlieferantenstrategien heute Standard. Abgesehen von denen für Umgang, Transport, Produktsicherheit und Warenverkehr notwendigen Daten, entstehen neben dem mehr oder weniger standardisierten Sicherheitsdatenblatt (SDB) umfangreiche, nicht standardisierte Lieferantenfragebögen.

Der Digitale Produktpass mit seinen komplexen technischen, aber auch umfangreichen Daten, wird diese Fragenbögen um weitere Seiten wachsen lassen. Auch wenn hiermit viele Daten digital bereitgestellt werden müssen, führt dies zu der Frage: Wie digital sind diese Daten derzeit schon verfügbar? Wer, wie und wo werden sie erfasst und bereitgestellt? Wie kommunizieren wir in der Lieferkette, um an diese Daten zu kommen? Welcher Aufwand heute schon bei Änderungen von Stoffdaten in Unternehmen und deren Complianceverpflichtungen ausgelöst wird, ist hinreichend bekannt. Digitale Wege – Fehlanzeige. Systembrüche verursachen erhebliche manuelle Aufwendungen und das in jedem Betrieb wieder von neuem. Welcher Daten-Tsunami kommt erst auf die Unternehmen zu, wenn wir die Themen Nachhaltigkeit und Lieferkettensorgfalt in Zukunft mit einbeziehen? KMU stehen vor der Herausforderung unter Ressourcenknappheit, Datenfragmentierung, mangelnder Expertise und Kosten, einen Weg zu finden, weiterhin erfolgreich am Markt agieren zu können.

Natürlich muss sich jedes Unternehmen, ob allein oder mit externer Unterstützung frühzeitig darum kümmern, die Datenstrukturen und die Prozesse, die zum Befüllen dieser Datenstrukturen notwendig sind, anzusehen. Insbesondere unter den Aspekten der verschiedenen Regularien ergeben sich spezifische Datenmodelle und Datenpunkte. Ablagestrukturen, Verteilungswege und Kommunikationswege zur Datenpflege müssen eindeutig sein, um jederzeit den Zugriff und die Aktualität der Daten zu gewährleisten. Das erfordert mehrdimensionales Denken, weil Daten in neue Abhängigkeiten gestellt werden. Damit ergeben sich jedoch noch keine Daten in digitaler Form oder der barrierefreie Zugriff in der chemischen Lieferkette.

Die Lösung darf nicht allein auf die Industrie verschoben werden. Mit der CLP-Verordnung und REACh gibt es bereits umfangreiche Datenbestände in digitaler Form. Behörden stellen verstärkt Compliance-Daten auf ihren Webseiten zur Verfügung. Aber eine dezentrale Bereitstellung in unterschiedlichen Systemen löst das Problem nicht. Die effiziente Bereitstellung der Daten im Kontext der Wertschöpfung muss dringend verbessert werden. Wie erwähnt, werden die Abhängigkeiten von Daten immer komplexer und somit müssen Analysen über alle Aspekte der Rechtsverordnungen eines Produkts und seiner Inhaltstoffe erfolgen. Dies kann aktuell nur im Datenumfeld des Unternehmens stattfinden.

Wieviel leichter wäre die Arbeit, wenn z. B. die fürs SDB notwendigen Stoffinformationen aus der REACh-Datenbank allen Herstellern von Software barrierefrei zur Verfügung gestellt würden? Oder Grenzwertlisten pro EU-Land im gleichen Format, maschinenlesbar und über die ECHA-Webseite downloadbar oder verlinkt wären, geschweige denn nationale Informationen zu Rechtsverordnungen für Abschnitt 15 des SDBs zentral bereitgestellt würden.

Beim Einlesen über KI-Tools oder standardisierten Austauschformaten wie ESCOM.xml, könnte man sich auf Nummernkreise von Stoffen konzentrieren und noch notwendige Phrasen auslesen. Die korrespondierenden Daten zum Stoff, die derzeit aufwendig über Papier verbreitet werden, wären so immer eindeutig vorhanden. Es wird immer manuelle Anpassungen geben, aber mit einem Paretoprinzip für die Kerndaten wäre man einen erheblichen Schritt digitaler.

EU-weit geführte Diskussionen zur Qualität von SDBs wären weitestgehend überflüssig. Die gesamte Lieferkette bekäme mehr Zeit, sich den gänzlich neuen Herausforderungen, z. B. dem Green Deal, zu stellen.

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