Was müssen Händler bei Private-Label-Produkten in Hinblick auf die neue harmonisierte Produktmeldung beachten?

Die neue harmonisierte Produktmeldung, im Fachjargon auch als Anhang VIII der CLP-Verordnung bezeichnet, stellt eine neue rechtliche Herausforderung für Händler dar, die bis vor der Einführung der neuen Meldepflichten nur an Importeure und nachgeschaltete Anwender gerichtet war. Nach Ablauf der Übergangsfristen müssen nun auch Handelsunternehmen und Rebrander sicherstellen, dass ihr Produktportfolio gefährlicher Gemische den Anforderungen der neuen Regularien entspricht.

Beim sogenannten Rebranding wird eine Handelsware, nach einer vorgelagerten Umetikettierung, unter einem eigenen Markennamen an Abnehmer vertrieben. Dies kann direkt an die breite Öffentlichkeit und/oder an weitere professionelle Anwender bzw. Händler geschehen. Eine wichtige Neuerung stellt nun die Pflicht einer eigenen Produktmeldung nach der Umetikettierung dar, die für gefährliche Gemische aus Ihrem Produktportfolio durchgeführt werden muss. Prinzipiell ist sicherzustellen, dass eine Meldung vor dem Inverkehrbringen in einem europäischen Mitgliedsstaat vorliegt.

Zur Durchführung einer eigenen Produktmeldung sind Kenntnisse zur Rezeptur unabdingbar. Da diese Informationen normalerweise nur den Herstellern vorliegen, können Sie zur Einreichung Ihrer Meldung einfach den UFI (unique formular identifier) Ihres Lieferanten verwenden, die ECHA kann dadurch die Rezeptur aufschlüsseln. Die von der ECHA bereitgestellten Leitlinien zur neuen harmonisierten Produktmeldung sprechen hier von einer sogenannten Mixture-in-Mixture (MiM) Rezeptur. D.h. Sie würden Ihr Produkt als Gemisch aus 100 % des UFIs Ihres Lieferanten zusammen mit Ihrem Handelsnamen und den weiteren für die Produktmeldung notwendigen Informationen an die ECHA übermitteln.

Eine andere Option zur Einhaltung der Produktmeldungspflichten bestehen in einer vertraglichen Regelung mit Ihrem Lieferanten/Hersteller, die vorsieht, dass Ihr neuer Handelsname in die Produktmeldung Ihres Lieferanten aufgenommen wird. Vorteile dieser Variante sind die Auslagerung der regulatorischen Anforderung an Ihren Lieferanten und ein damit einhergehender verminderter administrativer sowie IT-technischer Aufwand auf Ihrer Seite.

Nehmen wir beispielhaft an, dass Sie Ihr Produkt in einer spanischen Baumarktkette vertreiben möchten und Ihr Lieferant eine entsprechende Produktmeldung auch für Sie durchgeführt hat. Nun kann es vorkommen, dass Ihr Lieferant auch einen Konkurrenten von Ihnen mit dem gleichen Produkt beliefert und so beide Produkte im Baumarkt – trotz unterschiedlicher Handelsnamen – den gleichen UFI tragen. Hier wäre dann für den Endverbraucher direkt erkennbar, dass es sich letztendlich um dasselbe Produkt handelt. Dies ist natürlich unerwünscht. Daher sollten Sie Ihren Lieferanten bitten, für Ihren Handelsnamen einen eigenen UFI zu generieren und der ECHA zu melden. Dies ist möglich, da ein UFI immer für eine bestimmte Rezeptur steht, eine Rezeptur aber durchaus mehrere UFIs besitzen kann. 

Sollte Ihr Konkurrent auf dem Markt gleichzeitig Ihr Lieferant sein, bietet es sich an eine eigene Meldung durchzuführen.

Nutzen Sie die Übergangszeiten und treffen Sie rechtzeitig die notwendigen Vorbereitungen, damit Ihre Produkte zum Fristablauf der Produktmeldung vertriebsfähig bleiben. Beantworten Sie die wichtige Frage: Soll eine eigene oder eine ausgelagerte Produktmeldung über Ihren Lieferanten oder einen externen Dienstleister erfolgen?

Sprechen Sie mit Ihren Lieferanten und lassen Sie sich ggf. rechtzeitig alle relevanten Informationen für eine eigene Produktmeldung zukommen.

Der durch die harmonisierte Produktmeldung verursachte administrative Aufwand ist für viele Unternehmen erheblich. Wir bei der UMCO haben daher frühzeitig mit der Entwicklung einer automatisierten S2S Möglichkeit zur Produktmeldung begonnen. Für unsere UHCS*- bzw. SDB-Kunden aller Größenordnungen können wir eine leistungsfähige Plattform inklusive standardisiertem Datenaustausch bereitstellen. Gern stehen wir Ihnen jederzeit als fachliche und strategische Berater zur Verfügung, um Ihren Meldeprozess optimal zu gestalten. Kommen Sie gern auf uns zu!

*Was bedeutet UHCS? UHCS steht für: UMCO’s Hazard Communication System. Eine von uns selbstentwickelte und kontinuierlich weiterausgebaute Softwarelösung zur SDB-Erstellung und (Kunden-)Dokumentenverwaltung inklusive verschiedener Adapterlösungen zum Informations- und Dokumentenaustausch.